Por Max Rodríguez. Actualizado el 13 de octubre de 2026.
Respuesta rápida: aquí tienes dos plantillas de factura gratis. La de Excel calcula sola el IVA, la retención de IRPF y el total, e incluye una hoja para llevar el registro de tus facturas. La de Word tiene el mismo diseño, pero los importes los calculas tú. Las dos incluyen todos los datos obligatorios. Puedes usarlas hoy, pero antes del 1 de julio de 2027, cuando VeriFactu será obligatorio para los autónomos, revisa si te siguen sirviendo.
Qué incluye cada plantilla
| Excel | Word | |
|---|---|---|
| Todos los datos obligatorios | Sí | Sí |
| Calcula el IVA, la retención y el total | Sí | No, lo calculas tú |
| Desplegable de IVA (21, 10, 4 o 0 %) y de retención (15, 7 o 0 %) | Sí | No |
| Hoja de registro de facturas con totales | Sí | No |
| Lista para imprimir o guardar en PDF en un A4 | Sí | Sí |
Cómo rellenar la plantilla de Excel
En la hoja Factura, rellena solo las celdas en amarillo. El resto se calcula solo.
- Número de factura: el siguiente de tu serie, por ejemplo 2026-001.
- Fecha: el día en que haces la factura. La fecha de la operación solo hace falta si es distinta.
- Emisor: tu nombre y apellidos, NIF y domicilio.
- Cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Conceptos: descripción, cantidad y precio unitario sin IVA. El importe de cada línea se calcula solo.
- Tipo de IVA: elige 21, 10, 4 o 0 en el desplegable.
- Retención de IRPF: elige 15, 7 o 0.
- Forma de pago: tu cuenta y el vencimiento.
Ejemplo
Con un servicio de 500 €, IVA del 21 % y retención del 15 %, la plantilla calcula:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 500,00 € |
| IVA (21 %) | + 105,00 € |
| Retención de IRPF (15 %) | − 75,00 € |
| Total a pagar | 530,00 € |
Qué tipo de IVA y de retención poner
| Situación | IVA | Retención |
|---|---|---|
| Profesional que factura a una empresa o autónomo de España | 21 % (normalmente) | 15 %, o 7 % el año de alta y los dos siguientes |
| Profesional que factura a un particular | 21 % (normalmente) | 0 |
| Actividad empresarial (comercio, hostelería, construcción…) | El de tu producto o servicio | 0 (salvo módulos y algunas actividades) |
| Cliente empresa de otro país de la UE | 0, con la mención de inversión del sujeto pasivo (servicios) o de exención (bienes) | 0 |
Si pones IVA 0, escribe en la última línea de la factura el motivo y el artículo de la ley (por ejemplo, la exención o la inversión del sujeto pasivo).
La hoja de registro
En la segunda hoja, Registro de facturas, apunta cada factura que emitas: número, fecha, cliente, base y tipos. Calcula el IVA, la retención y el total, y suma todo arriba a la derecha. Te sirve para preparar el modelo 303 cada trimestre y para saber qué facturas tienes pendientes de cobro.
Cómo rellenar la plantilla de Word
Sustituye todo lo que está entre corchetes por tus datos. Los importes los calculas tú:
- Importe de cada línea = cantidad × precio unitario.
- Base imponible = suma de los importes.
- IVA = base × 21 % (o el tipo que corresponda).
- Retención = base × 15 % (o 7 %). Bórrala si no corresponde.
- Total = base + IVA − retención.
Antes de enviarla, borra la nota de cálculo del final y guárdala en PDF.
Consejos para no equivocarte
- Guarda una copia por factura con su número en el nombre (Factura-2026-001.pdf) y no sobrescribas la anterior.
- Envía siempre el PDF, nunca el Excel o el Word editable.
- Numera sin saltos. Si anulas una factura antes de enviarla, conserva el número como anulado.
- No modifiques una factura enviada. Si hay un error, haz una factura rectificativa.
- Revisa el NIF del cliente: es el error que más facturas obliga a rectificar.
Plantilla o programa de facturación: VeriFactu en 2027
El reglamento VeriFactu obliga a que los sistemas informáticos de facturación cumplan unos requisitos para que las facturas no se puedan alterar. Según el calendario actual, será obligatorio para las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y para los autónomos desde el 1 de julio de 2027.
¿Cuenta un Excel o un Word como sistema de facturación? Hacienda respondió en la consulta vinculante V2045-25 que depende de cómo se utilicen en la práctica. Las facturas hechas a mano quedan fuera.
Lo práctico:
- Hasta julio de 2027, puedes facturar con estas plantillas sin problema.
- Antes de esa fecha, consulta con tu gestor si tu forma de usarlas te obliga a cumplir VeriFactu.
- Si haces muchas facturas al mes, valora pasarte a un programa de facturación adaptado: numera solo, guarda las copias y te quita el problema.
Errores más comunes
- Poner los precios con IVA incluido en la columna de precio unitario.
- Dejar la retención del 15 % cuando el cliente es un particular.
- Olvidar cambiar el número al copiar la factura del mes anterior.
- Enviar el archivo editable en lugar del PDF.
- Poner IVA 0 sin indicar el motivo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas con Excel siendo autónomo?
Sí. Una factura hecha en Excel es válida si lleva todos los datos obligatorios y la numeración es correlativa. Desde el 1 de julio de 2027 tendrás que comprobar si te afecta VeriFactu.
¿Qué es mejor, la plantilla de Excel o la de Word?
La de Excel, porque calcula el IVA, la retención y el total, y evita errores de cálculo. La de Word sirve si prefieres editar texto y haces pocas facturas.
¿La plantilla sirve para Google Sheets?
Sí. Sube el archivo a Google Drive y ábrelo con Hojas de cálculo de Google. Las fórmulas y los desplegables funcionan.
¿Qué retención pongo en la factura?
Un 15 % si eres profesional y facturas a una empresa o autónomo de España, o un 7 % el año de alta y los dos siguientes. Si facturas a particulares o tu actividad es empresarial, ninguna.
¿Las plantillas de Excel y Word cumplen VeriFactu?
Hacienda ha dicho que depende de cómo se usen. Hasta el 1 de julio de 2027 no es obligatorio para los autónomos. Antes de esa fecha, revisa tu caso con un gestor.
Fuente: artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (contenido de la factura); Real Decreto 1007/2023 (sistemas informáticos de facturación) y sus modificaciones; consulta vinculante de la Dirección General de Tributos V2045-25. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional.