Por Max Rodríguez. Actualizado el 13 de octubre de 2026.
Respuesta rápida: si eres autónomo en estimación directa, tienes que llevar unos libros registro: uno de ingresos (las facturas que emites), uno de gastos (las facturas que recibes) y uno de bienes de inversión (lo que amortizas). Los profesionales llevan además uno de provisiones de fondos y suplidos. No hace falta ningún programa especial ni legalizarlos: basta con una hoja de cálculo bien ordenada. Aquí tienes una plantilla Excel gratis que calcula el IVA, las retenciones y un resumen por trimestre para preparar el 303 y el 130.
Descarga la plantilla
Incluye cinco hojas:
| Hoja | Qué anotas |
|---|---|
| Ingresos | Las facturas que emites |
| Gastos | Las facturas que recibes |
| Bienes de inversión | Ordenadores, vehículos, maquinaria y otros bienes que amortizas |
| Provisiones y suplidos | Solo profesionales: dinero que adelantas o recibes por cuenta del cliente |
| Resumen trimestral | Calcula solo el IVA a ingresar y el rendimiento de cada trimestre |
Funciona en Excel, LibreOffice y Hojas de cálculo de Google.
Qué libros tienes que llevar
| Tu situación | Libros obligatorios |
|---|---|
| Profesional en estimación directa (normal o simplificada) | Ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos |
| Empresario en estimación directa simplificada | Ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión |
| Empresario en estimación directa normal con actividad mercantil | Contabilidad completa según el Código de Comercio, en lugar de los libros registro |
| Módulos (estimación objetiva) | Bienes de inversión, solo si deduces amortizaciones. Conservar las facturas recibidas numeradas y ordenadas por trimestres |
Para el IVA, el reglamento exige además un libro de facturas expedidas y otro de facturas recibidas. En la práctica, si anotas en tus libros de ingresos y gastos todos los datos de IVA, como hace la plantilla, te sirven para los dos impuestos. La Agencia Tributaria publica en su web un formato común de libros registro de IVA e IRPF.
Qué datos se anotan
Libro de ingresos
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Número de factura | 2026-015 |
| Fecha de expedición y, si es distinta, de la operación | 13/10/2026 |
| Cliente y NIF | Empresa Ejemplo SL · B00000000 |
| Concepto | Diseño de web |
| Base imponible | 1.300,00 € |
| Tipo y cuota de IVA | 21 % · 273,00 € |
| Retención de IRPF | 15 % · 195,00 € |
| Total | 1.378,00 € |
Las facturas se anotan por orden de número, incluidas las rectificativas.
Libro de gastos
Además de los datos de la factura, cada gasto lleva un número de registro correlativo que asignas tú cuando lo recibes. Ese número conviene escribirlo también en la factura en papel o en el nombre del PDF, para encontrarla fácil si Hacienda la pide.
Anota también cuánto IVA puedes deducir y qué parte del gasto es deducible en el IRPF. Por ejemplo, si usas el coche al 50 % para la actividad, la plantilla te deja poner un 50 % deducible. El IVA que no puedes deducir pasa a ser gasto en el IRPF, y la plantilla lo calcula sola.
Libro de bienes de inversión
Para los bienes que se usan durante varios años y se amortizan:
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Fecha de compra y de puesta en uso | 01/03/2026 |
| Descripción | Ordenador portátil |
| Valor de compra sin IVA | 1.200,00 € |
| Porcentaje de amortización anual | 26 % (máximo en estimación directa simplificada) |
| Amortización anual completa | 312,00 € |
| Pendiente de amortizar tras un año completo | 888,00 € |
Si el bien empieza a usarse a mitad de año, la amortización de ese primer año se calcula por los días de uso.
Libro de provisiones de fondos y suplidos
Solo para profesionales. Aquí anotas el dinero que un cliente te adelanta para pagar gastos en su nombre (por ejemplo, unas tasas) y los pagos que haces por cuenta del cliente. No son ingresos ni gastos de tu actividad, pero hay que dejar constancia.
Cómo llevarlo al día
- Anota cada factura cuando la emitas o la recibas, no al final del trimestre.
- Revisa el resumen antes de presentar el 303 y el 130.
- Guarda una copia del archivo cada trimestre, para no perder datos.
- Conserva los libros el mismo tiempo que las facturas: al menos 4 años desde el fin del plazo de la declaración, y lo recomendable es 6.
No hace falta legalizar los libros ni imprimirlos. Pueden llevarse en papel o en el ordenador, siempre que puedas enseñárselos a Hacienda si te los pide.
Si usas un programa de facturación
Muchos programas de facturación generan los libros registro automáticamente a partir de tus facturas y tus gastos. Si usas uno, no hace falta que lleves la plantilla aparte: comprueba que el programa exporta los libros y descárgalos cada trimestre.
Errores más comunes
- No llevar libros porque «ya tengo las facturas guardadas».
- Anotar los gastos sin número de registro, sin poder relacionarlos con la factura.
- Anotar como gasto la compra de un ordenador entero en lugar de amortizarlo (salvo que se pueda deducir de una vez, consúltalo con tu gestor).
- Mezclar gastos personales con los de la actividad.
- Olvidar las facturas rectificativas en el libro de ingresos.
Preguntas frecuentes
¿Qué libros registro tiene que llevar un autónomo?
En estimación directa, libro de ingresos, de gastos y de bienes de inversión. Los profesionales llevan además el de provisiones de fondos y suplidos. Los empresarios con actividad mercantil en estimación directa normal llevan contabilidad completa.
¿Puedo llevar el libro registro en Excel?
Sí. No hay un formato obligatorio ni hace falta legalizarlo. Lo importante es que estén todos los datos y puedas enseñarlo si Hacienda lo pide.
¿Tengo que presentar los libros registro a Hacienda?
No se presentan de forma periódica. Solo tienes que enseñarlos si Hacienda te los pide en una comprobación.
¿Los autónomos en módulos tienen que llevar libros?
Solo el de bienes de inversión, si deducen amortizaciones. Además, tienen que conservar las facturas recibidas numeradas y ordenadas por trimestres.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los libros registro?
Lo mismo que las facturas: como mínimo 4 años desde el fin del plazo de la declaración, y lo recomendable es 6 años.
Fuente: artículo 68 del Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF (obligaciones contables y registrales); artículo 62 del Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA (libros registro); Manual práctico de Renta 2025 de la Agencia Tributaria. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional.